Как получать максимум от автоматической выгрузки

Если ваша выгрузка не приносит вам желаемого объёма звонков, значит вы что-то делаете не так или вообще ничего не делаете. Если вам кажется, что достаточно отправить на выгрузку все свои объекты и сидеть ждать звонки, то вы можете их и не дождаться.

Как правильно организовать работу с объектами и получать максимум от автоматической выгрузки?

Задачи агента:

• грамотно наращивать и обновлять базу
• следить за качеством объектов

Задачи руководителя (администратора):

• правильно настроить выгрузку
• правильно организовать приём входящих звонков

Как грамотно наращивать и обновлять базу

1. Регулярно добавляйте в базу новые объекты. Для этого каждый агент должен добавлять в систему 1-2 объекта в день на устной договорённости. Затем из 10 объектов попытаться сделать хотя бы 1 эксклюзив.
   Для поиска выгодных и привлекательных предложений настройте автоматический поиск объектов по базе от собственника, подробнее здесь.
2. Следите за актуальностью объектов. Для этого агенту нужно периодически звонить собственникам, планируя звонок по календарю. Например, после разговора поставьте задачу на повторный звонок через 1-2 месяца. Продавца желательно сразу предупредить о повторном звонке. Если по объекту появится заявка, удалите задачу и поставьте другую.
3. Объекты из базы должны стабильно продаваться. Пусть даже не всегда вашим агентством, а в принципе. Если этого не происходит, значит ваша база некачественная.

Контроль качества объектов

Объекты, которые добавляются в базу, должны быть проверены и заполнены подробной информацией.

1. Прежде чем добавлять объект к себе, звоните собственнику.
2. После этого сохраняйте объект и сразу в процессе разговора заполняйте карточку правильной информацией.
3. Обязательно вносите информацию о клиенте. Не забывайте ставить клиенту рейтинг, это поможет в дальнейшей работе с ним.
4. Важные подробности общения сразу записывайте в заметку, чтобы не держать их в памяти или на бумажке.
5. Старайтесь договариваться с клиентами об эксклюзиве. В первую очередь с теми, кому вы поставили хороший рейтинг.
6. Следите, чтоб в предложениях не было никаких ошибок, так как они плохо влияют на выгрузку. Система подскажет, где и какая у вас ошибка.

Таким образом, всего четыре звонка в день каждого агента (два при добавлении новых объектов и два при проверке старых на актуальность) могут кардинально изменить ситуацию с вашей базой.

Как правильно настроить выгрузку

Это делается в разделе «XML выгрузка». Общая выгрузка формируется из объектов агентов, поэтому настройки ставятся каждому агенту отдельно.

1. Подключите агента к выгрузке. Для этого напротив агента в колонке «Объекты для выгрузки» выберите, какие объекты подключить — все или с определённым статусом.
2. Установите, кто будет принимать звонки по объявлениям. Если в агентстве уже есть отдельный сотрудник для приёма звонков, введите его имя и телефон напротив каждого агента, если нет — ничего не меняйте, каждый агент будет сам принимать звонки по своим объектам.
3. Выберите доски. Для этого установите соответствующие галочки.
4. Установите лимит на количество объектов для каждой доски (если нужно). Для этого поставьте галочку «включить лимит» и введите нужное число.
5. Выберите объекты агента, которые будут идти на каждую доску. Если нужно отправлять все объекты агента, значит не ставьте лимит. Если какой-то объект нужно убрать с выгрузки, то сделайте это вручную внутри карточки объекта (Моё меню → Предложения → выберите агента → объект → доску → снимите галочку).Для того, чтобы агент сам мог убирать/добавлять свои объекты, установите ему такое право в «Настройках пользователей» (галочка XML). При этом, если нужно заблокировать пользователю выгрузку на одну какую-то доску или несколько досок, чтобы он не мог поставить галочку, установите ему лимит, но не вводите число.Тогда агент не сможет поставить галочку.

Отдельный сотрудник для приёма входящих звонков

В день на телефоны агентов поступают сотни звонков, но агент не всегда может принять и обработать звонок. Так теряется часть клиентов и, соответственно деньги, потраченные на выгрузку.

Проблему решит отдельный сотрудник, который сможет принимать абсолютно все звонки. Благодаря этому вы увеличите количество клиентов и, соответственно, сделок. Естественно, при условии качественной базы, о чём написано выше.

Если вам кажется, что это невыгодно для вашего агентства, так как нет лишних денег на содержание дополнительного сотрудника, то вы ошибаетесь:

1. Если благодаря оператору у вас станет хотя бы на одну сделку в месяц больше, то вы окупите не только з/п оператора, но и другие затраты компании, и ещё будет оставаться.
2. Также оператор может следить за актуальностью базы — регулярно звонить собственникам по объектам и напоминать об агентстве. Например, если 10 агентов добавляют в день по 2 объекта — всего 20, то через два месяца, если база собирается с нуля, он будет проверять по 20 объектов в день.
3. Также оператор может быть источником стажёров. Например, после двух месяцев работы на входящих, оператора можно перевести в стажеры к риелтору.

Подробно об организации приёма входящих звонков, мы писали в этой статье.

Вывод

Правильно выстроенная работа агентов, регулярная ротация базы, контроль за качеством и актуальностью объектов, а также отдельный сотрудник на входящих сделают вашу выгрузку намного эффективней:

1. Расходы на выгрузку полностью оправдаются.
2. Увеличится количество звонков с досок.
3. Увеличится количество сделок.
4. Начнёт расти база клиентов.
5. Вас начнут рекомендовать.